Envío de impresos por correo electrónico desde InfoArt SGA.

        Para enviar impresos por correo electrónico desde InfoArt SGA, como por ejemplo facturas, necesitamos dos cosas: (a) un programa de correo electrónico instalado en el equipo y (b) PDFCreator (programa gratuito).

        a) El programa de correo más común es Microsoft(R) Outlook, también llamado simplemente Outlook, que viene con el paquete Microsoft Office. Basta con tener configurada una cuenta para que InfoArt SGA interactúe con él poniendo los correos automáticamente en la bandeja de salida. Programas gratuitos utilizables son también: Mozilla Thunderbird, rápido y muy sencillo de descargar y manejar; Windows LiveMail, que viene con Microsoft Essentials, tiene una mayor complejidad y amplitud (1); estos son los que destacamos pero hay muchos más. No sirve es el correo que se utiliza desde la web, ya que no tiene nada instalado en el equipo.

        b) Instalar PDFCreator(R) al menos la versión 2.3.0. Está disponible desde 29/03/2016, por lo que cualquier descarga posterior desde la web oficial: www.pdfforge.org/pdfcreator debe ser válida. Es necesario tener instalada la versión de InfoArt SGA 2016.1 (del 26/08/2016) o posterior para funcionar con esta versión de PDFCreator.

        (1) Windows Live Mail se puede configurar para que sea más cómodo el envío de correos desde el programa, para ello entramos en las opciones de correo, vamos a la solapa 'Enviar' y desactivamos la opción 'Enviar mensajes inmediatamente'. Y en opciones de seguridad nos vamos a la solapa 'Seguridad' y desmarcamos la casilla 'Avisarme cuando otras aplicaciones intenten enviar un correo electrónico en mi nombre'. Desactivando estas opciones el envío desde InfoArt SGA es completamente transparente.

Versiones de InfoArt SGA anteriores a la 2016.1.

        Puede comprobar la versión del programa en el menú superior, opción Ayuda, y dentro de Ayuda, Créditos. Ahí debe decir a continuación del nombre del programa la versión: Infoart SGA v2016.1. Si no sale nada a continuación del nombre del programa, la versión es anterior a la requerida para PDFCreator 2.3.0 y es necesario instalar una versión anterior de este programa, a continuación detallamos como instalarlo.

Instalación de PDFCreator 1.2.3.

1. Infoart SGA para versiones anteriores a la 2016.1 está comprobado que funciona con la versión 1.2.3 de PDFCreator. Si quiere descargar la versión compatible de PDFCreator 1.2.3 se puede hacer desde aquí.

2. Una vez descargada lanzamos la instalación, entonces nos pide el idioma, que ya viene seleccionado, y a continuación aceptamos el acuerdo de licencia, tras esto dejamos marcada Instalación estándar, la Carpeta de destino, la dejamos tal cual está. En la siguiente pantalla Barra de herramientas de pdfforge, desmarcamos las dos opciones que aparecen. En las pantallas siguientes simplemente damos a continuar hasta finalizar la instalación, no es necesario variar ninguna opción más.

3. Una vez finalizada la instalación, cargamos PDFCreator para decirle que no se actualice. En el menú superior elegimos Impresora, luego Opciones y en la pantalla que aparece hay que localizar dos pestañas: Ajustes generales 1 (que son las opciones que aparecen) y Ajustes generales2, sobre ésta debemos pulsar y veremos que como último epígrafe nos aparece en azul Comprobar actualizaciones, y justo debajo Intervalo de actualizaciones, debe quedarse en la opción Nunca, de este modo esta versión quedará permanente hasta que actualice InfoArt SGA a una versión posterior.

4. Infoart SGA se encargará de generar una impresora particular llamada INFOART_SGA la primera vez que vaya a enviar por correo electrónico, recuerde que no la debe borrar.

5. Ya debe poder enviar impresos por correo electrónico directamente. El siguiente epígrafe es solo informativo para servicio técnico en caso de que la instalación automática falle.

Opciones de configuración avanzada de PDFCreator 1.2.3.

        NOTA: Estas opciones de configuración ya las hace InfoArt SGA automáticamente, solo se usan como documentación por si se necesitara en algún momento hacerlas de forma manual.

        PDFCreator permite la instalación de varias impresoras y asociar a cada una un perfil con distintas opciones de impresión, lo que permite usar PDFCreator tanto en InfoArt SGA para envío de impresos por correo electrónico como en otros programa sin que interfieran unos con otros. Para ello:

1. En Windows Vista y posteriores necesitamos ejecutar PDFCreator como administrador, en Windows XP lo abrimos normalmente:

2. Entramos el menú 'Impresora' y abrimos la opción 'Impresoras', con esto se nos abrirá la ventana de impresoras de PDFCreator.

3. En 'Nombre de la nueva impresora' escribimos InfoArtSGA_PDF y pulsamos en 'Añadir impresora'.

4. Una vez añadida nos saldrá la impresora en la lista de arriba, y como vemos tiene una opción para seleccionar un perfil para esta impresora. Si no tenemos ningún perfil solo podremos seleccionar 'Predeterminado'.

5. Pulsamos en 'Guardar' para guardar los valores.

        Para crear un perfil y poder asignarlo a la impresora:

1. Abrimos PDFCreator.

2. Pulsamos el botón de opciones o entramos al menú 'Impresora' y abrimos la opción 'Opciones'.

3. Dentro de la ventana de opciones podemos ver arriba del todo el perfil que se está editando, para editar otro lo seleccionaríamos de la lista desplegable.

4. Para crear un perfil pulsamos el botón que está justo a la derecha de la lista de perfiles:

5. Le damos el nombre que queramos al perfil y le damos a aceptar. Si es para usarlo en la impresora InfoArtSGA_PDF debemos llamarlo XSGA.

6. Después volvemos a la ventana de impresoras (que hemos explicado antes), a la impresora InfoArtSGA_PDF le seleccionamos el perfil XSGA y guardamos.

        Con esta configuración el programa usa su propia impresora PDF para crear los adjuntos que se enviarán por correo electrónico, sin necesidad de interactuar con el usuario.

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Teléfono: 96 543 48 16. Correo: infoart@infoartsga.com