Activación y configuración de riesgos de clientes y proveedores

1-.Tabla de riesgos.

La tabla de riesgos es donde se van a acumular los riesgos de las cuentas, se puede configurar para acumular los riesgos de cada empresa por separado, los de cada grupo de empresas o los de todas las empresas juntas. Para configurar la tabla:

1. Abrimos el menú ‘Archivo’.
2. Abrimos el menú ‘Opciones del sistema’.
3. Abrimos ‘Datos generales’.
4. Abrimos la carpeta ‘Empresa-Comercial’.
5. Abrimos la clave ‘Tipo de tabla de riesgos: GLOBAL, POR EMPRESA, POR GRUPO.’ y le ponemos el valor que queramos.

La tabla por defecto acumula los riesgos por empresa (cada empresa tiene su acumulado). Si acumulamos por grupo de empresas las empresas que no tengan grupo no se acumulan en ningún sitio.

2-.Activación y configuración de riesgos.

Por defecto no se acumulan riesgos, ya que es un proceso extra que se ejecuta al hacer ciertas acciones, y si no hay riesgos el sistema se evita ejecutar ese proceso. Para activarlo:

1. Abrimos el menú ‘Archivo’.
2. Abrimos el menú ‘Opciones del sistema’.
3. Entramos en la opción ‘Configurar riesgos de cli/pro’.
4. Configuramos si queremos acumular riesgo tanto para ventas como para compras.

Además de las opciones de acumular riesgo para ventas y compras tenemos dos solapas más para configurar las cuentas de descuento que le corresponden a una raíz de cuenta (solo válido para el caso de acumular saldo de las cuentas de efectos, explicado posteriormente).

3-.Composición del riesgo para un cliente/proveedor.

A parte de los pasos anteriores debemos configurar en la propia cuenta del cliente la forma de componer el riesgo, es decir, de donde se extraerá el importe del riesgo. Para ello:

1. Abrimos el menú ‘Ventas’.
2. Entramos en la opción ‘Gestión de clientes’.
3. Buscamos y seleccionamos el cliente al que queremos asignarle la forma de componer el riesgo.
4. Pulsamos el botón ‘Datos adicionales’.
5. En la ventana de la ficha nos vamos a la solapa ‘Bancarios’.
6. Pulsamos el botón ‘Riesgos y seguridad’.

Nos aparecerá la ventana con todas las opciones de riesgos, en la primera solapa podremos dar un importe como límite de riesgo al cliente y ver datos tanto del riesgo acumulado total como el acumulado en las distintas secciones de composición:

En la solapa 'Seguridad' podemos configurar qué tipo de mensaje nos saldrá al tratar de generar un documento si el riesgo está excedido o si se excede con el importe del documento actual. Los documentos para los que se puede configurar son facturas, albaranes, pedidos y presupuestos, y las opciones que podemos seleccionar son:

1. IMPEDIR: Mostrará un mensaje con el límite de riesgo, los datos del riesgo actual y el importe que se pasa del límite. Después de mostrar el mensaje (da igual si pulsamos 'Aceptar' o 'Cancelar') el documento NO SE GUARDA.

2. CLAVE: Mostrará el mismo mensaje anterior pero pidiendo una clave para permitir la operación. Si la clave no es correcta el documento NO SE GUARDA. La clave por defecto es 'PERMITIR', si queremos cambiar esta clave:

• Abrimos el menú ‘Archivo’.
• Abrimos el menú ‘Opciones del sistema’.
• Abrimos ‘Datos generales’.
• Abrimos la carpeta ‘Datos generales’.
• Abrimos la clave ‘Clave para permitir operaciones con riesgo excedido’ y le damos la clave que queramos.

3. AVISAR: Mostrará el mismo mensaje, es un aviso de que se excede el riesgo, pero si pulsamos en 'Cancelar' el documento NO SE GUARDA.
4. SALTAR: No muestra ni hace nada, permite que se exceda el riesgo sin dar ningún aviso.

En la última solapa 'Composición' es desde donde vamos a configurar desde donde se va a extraer el riesgo del cliente.

Dentro de la propia pantalla está todo explicado al detalle, pero resumiendo, se puede incluir de contabilidad desde el 'saldo de la cuenta' y 'saldo de las cuentas de efectos', así como de 'efectos y papeles' pudiendo configurar también los estados de los efectos y papeles que se incluyen. Estas dos opciones (contabilidad y efectos y papeles) son excluyentes, si se activa una no se puede activar la otra (para no duplicar importes).

A parte de estas dos opciones tenemos la posibilidad de incluir desde albaranes y pedidos pendientes.

Todas estas opciones para la composición del riesgo se encuentran del mismo modo para proveedores, pero en vez de entrar en 'Gestión de clientes' debemos entrar en 'Gestión de proveedores' dentro del menú 'Compras'.

3.1-.Composición por defecto.

Si queremos dar una composición por defecto para todos los clientes que demos de alta nuevos debemos hacerlo en la empresa:

1. Abrimos el menú ‘Archivo’.
2. Entramos en la opción ‘Empresas’.

Seleccionamos la empresa donde queremos dar los datos por defecto y nos vamos a la solapa ‘Clientes’, pulsamos el botón ‘Composición de riesgos’ y nos saldrá la misma pantalla de composición del riesgo que en clientes. Lo que configuremos aquí se asignará al dar de alta un cliente nuevo.

Si queremos asignar estos datos por defecto de la empresa a todas las cuentas tenemos una opción en plan contable (o gestión de clientes y gestión de proveedores) para hacerlo:

1. Abrimos el menú ‘Contabilidad’.
2. Entramos en ‘Plan contable de la empresa’.
3. Pulsamos el botón ‘F9-Otros’.
4. Seleccionamos la opción ‘Asignar composición de riesgos desde la empresa’.

Nos pedirá el rango de cuentas a actualizar, si en el rango damos tanto clientes como proveedores a cada uno le asignará su composición correspondiente.

4-.Menús, acumulados y recálculos.

Para ver de forma rápida los acumulados de todos los clientes y poder imprimir listados de los riesgos tenemos la opción de entrar a la tabla donde se acumulan. para entrar:

1. Abrimos el menú ‘Ventas’.
2. Abrimos el menú ‘Remesas y riesgos’.
3. Entramos en la opción ‘Riesgos de clientes’.

Aquí tendremos una lista de todos los clientes que tienen o han tenido riesgos, podemos ver su riesgo total acumulado y el acumulado en las distintas secciones de composición. Dentro de la opción de listar tenemos varios listados de riesgos de clientes.

Si queremos recalcular los riesgos de los clientes entramos en la siguiente opción:

1. Abrimos el menú ‘Ventas’.
2. Abrimos el menú ‘Remesas y riesgos’.
3. Entramos en la opción ‘Recálculo de riesgos clientes’.

Al entrar nos sale un mensaje indicando el proceso que va a realizar, podrá todos los riesgos a 0 y recalculará con respecto a las opciones de composición del cliente. Esta opción aunque se llama ‘Recálculo de riesgos clientes’, hace el recálculo para todas las cuentas (clientes, proveedores y acreedores). Cuando el proceso termine los riesgos deben coincidir completamente.

Todas estas opciones de menús, acumulados y recálculos se encuentran del mismo modo para proveedores, pero en vez de entrar en el menú 'Ventas' debemos entrar en 'Compras', el resto de opciones son las mismas.

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